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Guide des droits et des démarches administratives
VOS DROITS ET DÉMARCHES : Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?
Une association doit conserver certains documents afin de prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif.
Existence de l'association
Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée :
-
Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
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Récépissé de la déclaration
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Copie de la demande d'insertion au Journal officiel (témoin de parution)
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Extrait du journal officiel (JOAFE) dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
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Statuts modifiés par ordre chronologique
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Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
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Liste des dirigeants successifs
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Liste des membres successifs par ordre chronologique
Fonctionnement de l'association
Les documents relatifs au fonctionnement de l'association sont à conserver au minimum 5 ans :
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Convocation de l'assemblée générale
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Feuilles d'émargement, pouvoirs
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Procès-verbaux d'assemblée
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Bilan d'activités
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Rapports du commissaire aux comptes
Documents financiers
Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.
Documents fiscaux
Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans. Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.
Documents concernant les personnels de l'association
Type de document |
Durée de conservation |
Texte de référence |
|---|---|---|
|
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) |
5 ans |
art. L.3243-4 du code du travail |
|
Registre unique du personnel |
5 ans à partir du départ du salarié |
art. R.1221-26 du code du travail |
|
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... |
5 ans |
art. 2224 du code civil |
|
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires |
3 ans |
art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales |
|
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation |
1 an |
art. D.3171-16 du code du travail |
|
Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie |
5 ans |
art. D.4711-3 du code du travail |
Documents concernant les locaux de l'association
Type de document |
Durée de conservation |
|---|---|
|
Titres de propriété et actes de ventes |
Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. |
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Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer |
durée du contrat + 5 ans |
|
Contrat d'assurance |
durée du contrat + 2 ans |
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Factures de gaz et d'électricité |
2 ans |
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Factures d'eau |
4 ans si la distribution est assurée par une personne morale publique (commune par exemple) ; 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée |
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Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet |
1 an |
Conservation des archives
Il n'y a pas d'obligation légale pour les associations de verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.
Les documents des associations présentant un intérêt historique peuvent être proposés aux archives municipales ou départementales.
Les archives municipales collectent, conservent et valorisent tous les documents produits ou reçus par les services municipaux et les établissements publics municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
Les archives départementales collectent, conservent et communiquent les documents produits par les services publics implantés dans le département, ainsi que les documents privés intéressant l'histoire locale.
Les informations de cette fiche ne sauraient préjuger de l'examen individuel de votre situation par l'administration compétente.
